Thay Đổi Quy Mô Văn Phòng: Chuyển Địa Điểm Hay Cải Tạo Lại?

Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp sẽ đến lúc phải đối mặt với bài toán thay đổi quy mô văn phòng – mở rộng để đáp ứng tăng trưởng hoặc thu hẹp để tinh gọn bộ máy. Vậy doanh nghiệp nên chuyển địa điểm văn phòng hay cải tạo không gian cũ để tối ưu chi phí và hiệu quả sử dụng? Mỗi lựa chọn đều có ưu và nhược điểm riêng. Hãy cùng Idesko phân tích chi tiết để đưa ra quyết định sáng suốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

*Nên chuyển địa điểm hay cải tạo lại khi thay đổi quy mô văn phòng?*

1. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi quy mô văn phòng?

Nhu cầu thay đổi quy mô văn phòng thường xuất phát từ những dấu hiệu rõ rệt trong quá trình phát triển của doanh nghiệp:

1.1 Tăng trưởng số lượng nhân sự

Khi số lượng nhân viên tăng nhanh, không gian văn phòng dễ rơi vào tình trạng quá tải. Chỗ ngồi trở nên chật chội, phòng họp không đáp ứng đủ nhu cầu và khu vực chung cũng bị thu hẹp. Tất cả những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái và năng suất làm việc.

*Văn phòng trở nên đông đúc do số lượng nhân viên gia tăng*

1.2 Thay đổi mô hình hoặc văn hóa làm việc

Bên cạnh nhu cầu mở rộng hay thu hẹp về mặt diện tích, nhiều doanh nghiệp còn phải điều chỉnh không gian văn phòng để phù hợp hơn với mô hình làm việc hoặc định hướng văn hóa nội bộ.

Chuyển sang Hybrid Work/Remote-first: Dù có thể giảm số lượng chỗ ngồi cố định, nhưng lại tăng nhu cầu về các không gian linh hoạt, khu vực cộng tác, phòng họp trực tuyến chuyên biệt.
Chuyển sang Agile/Activity-based working: Cần không gian đa dạng chức năng hơn, khuyến khích sự di chuyển và lựa chọn không gian làm việc phù hợp với từng nhiệm vụ.
Văn hóa đề cao sự sáng tạo, đổi mới: Đòi hỏi các khu vực brainstorming, khu vực thư giãn, và không gian mở để thúc đẩy tương tác.

1.3 Nhu cầu nâng cao hình ảnh thương hiệu và tiện ích

Văn phòng hiện tại có thể đã cũ kỹ, không còn phản ánh được tầm vóc hay giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Nâng cấp không gian là cách để thu hút nhân tài, gây ấn tượng với đối tác và củng cố vị thế trên thị trường.

*Nâng cấp không gian văn phòng là cách thu hút nhân tài và gây ấn tượng hiệu quả với đối tác*

1.4 Hết hạn hợp đồng thuê hoặc cần tối ưu chi phí

Hợp đồng thuê sắp hết hạn là cơ hội để đánh giá lại không gian. Đôi khi, việc chuyển địa điểm văn phòng đến một nơi có chi phí thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hoặc cải tạo để tối ưu hóa không gian hiện có, có thể mang lại hiệu quả kinh tế lớn.

2. Lựa chọn 1: Chuyển địa điểm văn phòng

2.1 Ưu điểm của việc chuyển địa điểm văn phòng

Khi lựa chọn chuyển địa điểm văn phòng, doanh nghiệp có thể tận hưởng nhiều lợi thế:

Không gian phù hợp hoàn toàn: Được lựa chọn một không gian mới với diện tích, cấu trúc và vị trí lý tưởng, đáp ứng mọi nhu cầu hiện tại và tương lai.
Cơ hội đổi mới toàn diện: Đây là dịp để thiết kế một văn phòng hoàn toàn mới, tích hợp các xu hướng công nghệ, công thái học, và văn hóa doanh nghiệp một cách đồng bộ.
Nâng tầm hình ảnh thương hiệu: Một văn phòng mới, hiện đại có thể nâng cao đáng kể uy tín và sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng và đối tác.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Môi trường mới, tiện nghi hơn có thể tăng sự hài lòng, thu hút và giữ chân nhân tài.
Giải quyết triệt để vấn đề không gian: Khắc phục hoàn toàn tình trạng thiếu hụt không gian, phòng họp, hoặc các khu vực chức năng.

⮞ Xem thêm: Hướng dẫn hoàn trả mặt bằng văn phòng cũ: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

2.2 Nhược điểm của việc chuyển địa điểm văn phòng

Bên cạnh những ưu điểm, chuyển địa điểm văn phòng cũng đi kèm với nhiều thách thức và rủi ro:

Chi phí lớn: Đây là nhược điểm lớn nhất, bao gồm chi phí thuê mặt bằng mới, phí thiết kế và thi công mới, chi phí vận chuyển, lắp đặt, và có thể cả phí phạt hợp đồng cũ.
Thời gian và công sức: Quá trình tìm kiếm, đàm phán, thiết kế, thi công và di dời tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.
Gián đoạn hoạt động kinh doanh: Việc di dời có thể làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến năng suất trong một khoảng thời gian nhất định.
Rủi ro về địa điểm mới: Có thể gặp phải các vấn đề phát sinh về giao thông, tiện ích xung quanh, hoặc môi trường làm việc không như mong đợi.
Ảnh hưởng đến nhân viên: Thay đổi địa điểm có thể gây khó khăn cho một số nhân viên về khoảng cách di chuyển, làm giảm sự hài lòng hoặc thậm chí dẫn đến việc nghỉ việc.

3. Lựa chọn 2: Cải tạo lại văn phòng hiện tại

3.1 Ưu điểm của việc cải tạo lại văn phòng

Nếu doanh nghiệp thay đổi quy mô văn phòng nhưng quyết định cải tạo, đó cũng là một lựa chọn tối ưu:

Tiết kiệm chi phí: Chi phí cải tạo thường thấp hơn đáng kể so với việc chuyển địa điểm văn phòng và xây dựng mới hoàn toàn.
Giảm thiểu gián đoạn: Quá trình cải tạo có thể được thực hiện theo từng giai đoạn, giúp giảm thiểu sự gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh.
Duy trì vị trí và sự ổn định: Giữ nguyên địa điểm quen thuộc, tiện lợi cho nhân viên và đối tác, duy trì mối quan hệ với cộng đồng xung quanh.
Tận dụng cơ sở vật chất sẵn có: Tận dụng tối đa hệ thống hạ tầng, nội thất còn sử dụng được, giảm lãng phí.
Kiểm soát quá trình tốt hơn: Dễ dàng giám sát và điều chỉnh quá trình cải tạo vì đã quen thuộc với không gian.

Dịch vụ cải tạo văn phòng làm việc - Idesko — *Cải tạo không gian làm việc khi thay đổi quy mô văn phòng – Idesko*

3.2 Nhược điểm của việc cải tạo lại văn phòng

Tuy nhiên, cải tạo cũng có những hạn chế riêng:

Giới hạn về không gian và cấu trúc: Không thể thay đổi cấu trúc tòa nhà, diện tích tổng thể, hoặc chiều cao trần nhà. Điều này có thể hạn chế khả năng sáng tạo và tối ưu hóa không gian.
Khó khăn trong việc mở rộng quy mô lớn: Nếu nhu cầu mở rộng quá lớn, cải tạo có thể chỉ là giải pháp tạm thời, không giải quyết được vấn gốc rễ về không gian.
Ảnh hưởng đến môi trường làm việc trong quá trình thi công: Tiếng ồn, bụi bẩn, và việc đi lại của công nhân có thể gây khó chịu cho nhân viên đang làm việc.
Không thể tạo ra sự “lột xác” hoàn toàn: Dù có thể hiện đại hóa, nhưng cải tạo thường khó mang lại sự thay đổi ấn tượng và toàn diện như một văn phòng mới hoàn toàn.

4. Các yếu tố cần cân nhắc khi doanh nghiệp thay đổi quy mô văn phòng

Để đưa ra quyết định đúng đắn giữa việc chuyển địa điểm văn phòng hay cải tạo, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau:

4.1 Ngân sách và chi phí dự kiến

Chuyển địa điểm: Chi phí thuê mới, chi phí thiết kế & thi công (cao hơn nếu xây dựng từ đầu), chi phí vận chuyển, chi phí pháp lý, phí hủy hợp đồng cũ (nếu có).
Cải tạo: Chi phí thiết kế & thi công (thường thấp hơn), chi phí nội thất mới (nếu cần thay thế), ít hoặc không có chi phí vận chuyển.

4.2 Thời gian và kế hoạch phát triển

Tốc độ tăng trưởng: Nếu doanh nghiệp dự kiến tăng trưởng rất nhanh trong 1-2 năm tới, việc chuyển địa điểm văn phòng có thể là lựa chọn bền vững hơn.
Thời gian triển khai: Cải tạo thường nhanh hơn chuyển địa điểm. Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ gián đoạn có thể chấp nhận được.

Nhân viên đang đóng gói, chuyển văn phòng — *Đóng gói, chuyển đồ dùng cá nhân trong văn phòng*

4.3 Nhu cầu về không gian và tính năng

Diện tích: Văn phòng hiện tại có đủ lớn để cải tạo và đáp ứng nhu cầu tăng trưởng trong 3➜5 năm tới không?
Cấu trúc: Cấu trúc tòa nhà hiện tại có cho phép linh hoạt thay đổi không gian (ví dụ: phá bỏ tường không chịu lực) để phù hợp với mô hình làm việc mới không?
Tiện ích hạ tầng: Hệ thống điện, nước, internet, điều hòa hiện tại có đáp ứng được nhu cầu mới không, hay cần nâng cấp lớn?

4.4 Văn hóa và trải nghiệm nhân viên

Tính ổn định: Nhân viên có sẵn sàng thay đổi địa điểm không? Việc thay đổi có ảnh hưởng đến tinh thần và sự gắn kết của họ không?
Mong muốn của nhân viên: Khảo sát ý kiến nhân viên về không gian làm việc lý tưởng của họ để đưa ra quyết định phù hợp.

4.5 Vị trí địa lý và môi trường xung quanh

Khả năng tiếp cận: Vị trí hiện tại có còn thuận tiện cho nhân viên, đối tác và khách hàng không?
Cơ sở vật chất xung quanh: Khu vực hiện tại có các tiện ích (nhà hàng, quán cà phê, phòng gym) đáp ứng nhu cầu của nhân viên không?

5. Idesko – Đối tác tin cậy trong mọi quyết định về không gian văn phòng

Việc thay đổi quy mô văn phòng, dù là chuyển địa điểm văn phòng hay cải tạo lại, đều là một quyết định phức tạp, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng từ nhiều khía cạnh. Idesko, với hơn 20 năm kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế và thi công nội thất văn phòng sẽ là đối tác đáng tin cậy giúp doanh nghiệp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.

Idesko sẽ tiến hành khảo sát, phân tích chuyên sâu về nhu cầu, ngân sách và tầm nhìn của bạn. Từ đó, chúng tôi sẽ đưa ra các phương án tối ưu, bao gồm cả việc ước tính chi phí, thời gian và đề xuất giải pháp thiết kế phù hợp, đảm bảo không gian làm việc của bạn không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn sẵn sàng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Khi doanh nghiệp thay đổi quy mô văn phòng, việc lựa chọn chuyển địa điểm hay cải tạo không gian hiện có không chỉ là bài toán về diện tích. Đây còn là một khoản đầu tư chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và thành công dài hạn của doanh nghiệp.

Mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng các yếu tố như ngân sách, thời gian, nhu cầu sử dụng không gian, văn hóa tổ chức và vị trí địa lý để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Hãy để Idesko đồng hành cùng bạn, biến thách thức này thành cơ hội nâng tầm không gian làm việc và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Liên hệ Idesko ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và giải pháp tối ưu cho việc thay đổi quy mô văn phòng của bạn!