Hướng dẫn hoàn trả mặt bằng văn phòng cũ: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Hoàn trả mặt bằng văn phòng cũ là một bước quan trọng khi doanh nghiệp kết thúc hợp đồng thuê hoặc chuyển sang không gian làm việc mới. Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc dọn dẹp đồ đạc mà còn liên quan đến nhiều yếu tố như hoàn trả mặt bằng theo điều khoản hợp đồng, sửa chữa các hạng mục cần thiết và làm việc với chủ tòa nhà để đảm bảo mọi thủ tục được hoàn tất suôn sẻ.

Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể đối mặt với các chi phí phát sinh không mong muốn hoặc gặp khó khăn trong việc nhận lại tiền đặt cọc thuê mặt bằng. Vậy cần làm gì để hoàn trả mặt bằng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí? Hãy cùng Idesko tìm hiểu ngay!

1. Hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng thuê

Trước khi tiến hành bàn giao mặt bằng, doanh nghiệp cần xem lại hợp đồng thuê văn phòng để hiểu rõ các điều khoản liên quan đến việc hoàn trả mặt bằng. Một số hợp đồng yêu cầu trả lại nguyên trạng ban đầu, trong khi số khác có thể linh hoạt hơn. Một số tòa nhà còn có quy định về việc hoàn trả tiền cọc nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các điều khoản về sửa chữa, dọn dẹp và bàn giao đúng hạn. Do đó, nắm rõ các quy định này giúp tránh tranh chấp và chi phí phát sinh không đáng có. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

1.1. Điều khoản về hoàn trả mặt bằng

Hợp đồng thuê thường quy định cụ thể về việc doanh nghiệp phải trả lại mặt bằng trong tình trạng như thế nào. Một số hợp đồng yêu cầu trả lại nguyên trạng ban đầu, tức là doanh nghiệp phải tháo dỡ các hạng mục đã lắp đặt thêm như vách ngăn, trần giả, hoặc hệ thống điện nước bổ sung. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến việc chủ tòa nhà sử dụng tiền đặt cọc để khắc phục, sửa chữa.

1.2. Điều khoản về tiền đặt cọc và hoàn trả

Tiền đặt cọc thường được sử dụng như một biện pháp đảm bảo cho việc thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng. Sau khi doanh nghiệp bàn giao mặt bằng đúng và đủ theo yêu cầu, chủ tòa nhà có trách nhiệm hoàn trả lại số tiền đặt cọc này. Tuy nhiên, nếu có bất kỳ vi phạm nào, như hư hỏng không được sửa chữa hoặc không hoàn trả mặt bằng đúng thời hạn, chủ tòa nhà có quyền khấu trừ chi phí từ tiền đặt cọc. Ví dụ, trong một vụ tranh chấp hợp đồng thuê văn phòng, bên cho thuê đã yêu cầu khấu trừ chi phí sửa chữa từ tiền đặt cọc do bên thuê không khôi phục lại tình trạng ban đầu của mặt bằng.

Đọc kỹ các điều khoản về bàn giao mặt bằng, bao gồm thời gian, tình trạng bàn giao, và các chi phí liên quan — Đọc kỹ các điều khoản về hoàn trả mặt bằng, bao gồm thời gian, tình trạng bàn giao, và các chi phí liên quan

1.3. Thủ tục và thời gian hoàn trả tiền đặt cọc

Hợp đồng cũng nên quy định rõ ràng về thời gian và thủ tục hoàn trả tiền đặt cọc sau khi bàn giao mặt bằng. Điều này giúp tránh các tranh chấp và đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp. Thông thường, sau khi bàn giao và kiểm tra mặt bằng, nếu không có vấn đề phát sinh, tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 30 ngày.

1.4. Kiểm tra và lập biên bản bàn giao

Trước khi bàn giao, doanh nghiệp và đại diện chủ tòa nhà nên cùng kiểm tra hiện trạng mặt bằng và lập biên bản bàn giao chi tiết. Biên bản này sẽ ghi nhận tình trạng của các hạng mục như sàn, trần, tường, hệ thống điện nước, và các trang thiết bị khác. Việc này giúp cả hai bên có cơ sở đối chiếu và giải quyết nếu có tranh chấp sau này.

2. Lên kế hoạch hoàn trả mặt bằng càng sớm càng tốt

Hoàn trả văn phòng không chỉ là việc dọn dẹp đồ đạc mà còn liên quan đến nhiều công đoạn như tháo dỡ nội thất, kiểm tra hư hỏng và hoàn tất các thủ tục pháp lý. Việc bàn giao mặt bằng cần có kế hoạch chi tiết để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ chuyển văn phòng và tránh phát sinh chi phí không mong muốn.

Lập danh sách công việc cần thực hiện và phân công trách nhiệm cho từng bộ phận

Một số lưu ý quan trọng:

Bắt đầu lập kế hoạch từ 1 – 3 tháng trước khi bàn giao: Đây là khoảng thời gian hợp lý để doanh nghiệp chọn đơn vị nhà thầu thực hiện khảo sát mặt bằng, xác định các hạng mục cần hoàn trả và triển khai thi công nếu cần.
Phối hợp với đơn vị thiết kế và thi công nội thất ở mặt bằng mới: Nếu doanh nghiệp tận dụng lại nội thất cũ, cần đánh giá tính khả dụng của từng món đồ, lên phương án tháo dỡ và vận chuyển sao cho tiết kiệm thời gian và chi phí.
Lập danh sách công việc chi tiết: Bao gồm việc đóng gói tài sản, tháo dỡ nội thất, xử lý rác thải, sửa chữa hư hỏng và dọn dẹp vệ sinh. Danh sách cần ghi rõ thời gian và lộ trình bàn giao, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan.

3. Kiểm tra hiện trạng và sửa chữa cần thiết

Thông thường, chủ tòa nhà sẽ yêu cầu doanh nghiệp trả lại mặt bằng đúng với hiện trạng ban đầu. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ lưỡng các hạng mục như:

• Sơn tường, trần nhà: Nếu có dấu vết khoan, dán hoặc hư hỏng, cần sơn lại.

• Sàn nhà: Kiểm tra vết xước, nứt hoặc hỏng hóc.

• Hệ thống điện, điều hòa: Đảm bảo hoạt động tốt hoặc khôi phục lại trạng thái ban đầu.

• Nội thất, vách ngăn: Nếu lắp đặt thêm khi thuê, cần tháo dỡ theo yêu cầu hợp đồng.

Doanh nghiệp cũng có thể thuê một đơn vị hoàn trả chuyên nghiệp đánh giá các hạng mục cần hoàn trả. Những đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp xác định cách làm tối ưu nhất để giảm thiểu chi phí và thời gian thi công.

Hiện trạng một văn phòng tại tòa Capital Place sau khi được bàn giao đầy đủ hiện trạng

4. Phương án làm việc với tòa nhà và tận dụng thiết bị cũ

4.1. Làm việc với tòa nhà để tối ưu hạng mục hoàn trả

Một số tòa nhà có chính sách linh hoạt, cho phép giữ lại một số hạng mục như vách ngăn, hệ thống điện, sàn hoặc trần nếu chúng có thể tái sử dụng cho người thuê kế tiếp. Doanh nghiệp nên trao đổi trực tiếp với ban quản lý tòa nhà để tìm phương án phù hợp, tránh lãng phí chi phí tháo dỡ không cần thiết.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể đàm phán để giữ lại một số hạng mục như hệ thống đèn, điều hòa, sàn hoặc vách ngăn nhằm giảm chi phí thi công hoàn trả.

4.2. Kết hợp đơn vị hoàn trả tháo dỡ và vận chuyển

Việc tháo dỡ nội thất và vận chuyển thiết bị có thể gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ di dời văn phòng. Hợp tác với một đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, đảm bảo không gây ảnh hưởng đến lịch trình bàn giao.

Tháo dỡ và vận chuyển đồ đạc và thiết bị văn phòng đến địa điểm mới

4.3. Tận dụng thiết bị cũ cho văn phòng mới

Một số thiết bị văn phòng như bàn ghế, tủ hồ sơ, máy in, điều hòa… vẫn còn giá trị sử dụng. Thay vì mua mới hoàn toàn, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch tận dụng và tái sử dụng các thiết bị này trong không gian văn phòng mới để tối ưu ngân sách.

5. Dọn dẹp và xử lý đồ đạc còn lại

Trước khi bàn giao, doanh nghiệp cần dọn dẹp toàn bộ không gian, bao gồm:

• Thanh lý hoặc tái sử dụng nội thất còn giá trị.

• Thu gom và xử lý rác thải đúng quy định.

• Vệ sinh tổng thể mặt bằng.

• Chụp ảnh và lập biên bản bàn giao để có bằng chứng nếu có bất kỳ tranh chấp nào về sau.

Tổng vệ sinh toàn bộ văn phòng, bao gồm sàn nhà, tường, trần, cửa sổ, và các khu vực chung

6. Hoàn tất thủ tục hoàn trả mặt bằng với chủ tòa nhà

Cuối cùng, doanh nghiệp cần làm việc với chủ tòa nhà để hoàn tất các thủ tục như:

• Bàn giao chìa khóa, thẻ ra vào, thiết bị thuộc sở hữu của tòa nhà.

• Ký biên bản bàn giao mặt bằng.

• Thanh toán các chi phí còn lại (nếu có).

• Kiểm tra và nhận lại tiền đặt cọc (nếu hợp đồng có điều khoản này).

7. Lưu ý quan trọng khi hoàn trả mặt bằng văn phòng cũ

• Chụp ảnh hoặc quay video: Ghi lại hình ảnh hoặc video về tình trạng văn phòng trước khi bàn giao để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp.
• Giữ lại các giấy tờ liên quan: Lưu giữ hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, và các giấy tờ khác liên quan đến quá trình bàn giao. Biên bản cần ghi rõ tình trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao, danh sách các thiết bị, và các thỏa thuận khác. Cả hai bên cùng ký tên và đóng dấu vào biên bản.
• Thông báo cho các bên liên quan: Thông báo cho khách hàng, đối tác, và các bên liên quan khác về việc thay đổi địa điểm văn phòng.
• Việc trao đổi và đàm phán với ban quản lý tòa nhà cần được thực hiện sớm để có đủ thời gian thống nhất phương án.
• Khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ tháo dỡ và vận chuyển, cần chú ý đến uy tín, kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ.
• Cần lập ra bản vẽ thiết kế của văn phòng mới, để có thể lên kế hoạch vận chuyển và lắp đặt thiết bị một cách tối ưu.

8. Checklist quan trọng khi chuyển văn phòng

Trước khi hoàn tất việc chuyển văn phòng, hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn đã thực hiện đầy đủ các bước quan trọng sau:

✅ Lập kế hoạch chi tiết, xác định thời gian di dời hợp lý.
✅ Chọn nhà thầu uy tín để khảo sát, thiết kế và thi công.
✅ Thương lượng với tòa nhà để tối ưu chi phí hoàn trả mặt bằng.
✅ Hoàn thành thi công fit out và hệ thống kỹ thuật trước khi chuyển đồ vào.
✅ Lựa chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp và dịch vụ tháo lắp trọn gói.
✅ Sao lưu dữ liệu quan trọng và kiểm tra hệ thống IT tại văn phòng mới.
✅ Cập nhật địa chỉ mới trên các nền tảng liên quan và thông báo cho đối tác, khách hàng.

Việc bàn giao mặt bằng văn phòng cũ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tuân thủ hợp đồng, tránh phát sinh chi phí không cần thiết và giúp doanh nghiệp chuyển đổi không gian làm việc thuận lợi. Idesko hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu riêng khi di dời văn phòng, vì vậy chúng tôi cung cấp các dịch vụ hỗ trợ tháo dỡ, vận chuyển và hoàn thiện mặt bằng một cách chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đơn vị đáng tin cậy để đồng hành trong quá trình này, hãy liên hệ ngay với Idesko để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng!