Lưu ý quan trọng khi nhận mặt bằng thuê từ tòa nhà văn phòng

Nhận mặt bằng thuê từ một tòa nhà là một bước quan trọng trong việc thiết lập cơ sở kinh doanh mới hoặc mở rộng hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc nắm rõ quy trình và các lưu ý quan trọng là không thể thiếu. Dưới đây, Idesko sẽ giới thiệu các bước và những điều cần lưu ý khi nhận mặt bằng thuê từ tòa nhà để giúp bạn chuẩn bị một cách tốt nhất.

1. Kiểm tra tình trạng mặt bằng

– Đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng: Trước khi nhận mặt bằng, bạn cần nắm rõ các điều khoản trong hợp đồng về tình trạng của mặt bằng khi giao nhận. Điều này bao gồm cả yêu cầu khôi phục lại mặt bằng về trạng thái ban đầu hoặc theo yêu cầu của hợp đồng sau khi kết thúc hợp đồng. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về những hạng mục cần kiểm tra và sửa chữa.

– Kiểm tra nội thất và thiết bị:
• Máy lạnh, hệ thống điện, nước: Đảm bảo rằng các thiết bị cơ bản như máy lạnh, hệ thống điện, đèn chiếu sáng hoạt động tốt. Kiểm tra kỹ các chi tiết như máy lạnh không bị rò rỉ, hệ thống điện không có vấn đề như chập mạch hoặc không ổn định. Điều này giúp bạn tránh được rủi ro về sự cố thiết bị sau khi chuyển vào sử dụng.

• Nội thất: Kiểm tra cẩn thận các đồ nội thất như bàn, ghế, tủ xem có bị hư hỏng hoặc thiếu sót không. Ghi lại chi tiết tình trạng của từng hạng mục và yêu cầu bên cho thuê thay thế hoặc sửa chữa ngay nếu có vấn đề.

• Đánh giá các hạng mục khắc phục: Nếu phát hiện hư hỏng hoặc thiếu sót, cần yêu cầu bên cho thuê khắc phục ngay lập tức. Điều này bao gồm cả việc sơn lại tường, thay thế thiết bị hư hỏng và sửa chữa các chi tiết cơ sở hạ tầng khác. Đảm bảo rằng mọi hạng mục này được thực hiện trước khi bạn chính thức dọn vào sử dụng để tránh các tranh cãi sau này.

– Kiểm tra diện tích: Đo đạc diện tích thực tế để đảm bảo khớp với thông tin trên hợp đồng.

2. Thực hiện bàn giao mặt bằng

– Lập biên bản bàn giao chi tiết: Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp tránh các tranh chấp về sau. Biên bản cần mô tả chi tiết tình trạng của mặt bằng, từ nội thất, thiết bị đến cơ sở hạ tầng. Cả hai bên ký xác nhận và giữ lại một bản sao để làm tài liệu tham khảo sau này. Trong biên bản, hãy ghi rõ bất kỳ thiếu sót nào đã phát hiện hoặc cần sửa chữa.

– Ghi chú các vấn đề tiềm ẩn: Nếu có bất kỳ vấn đề nào về nội thất, thiết bị hoặc cơ sở hạ tầng, cần phải ghi lại chi tiết trong biên bản bàn giao. Ví dụ, nếu tường bị nứt, máy lạnh không hoạt động đúng cách, hoặc hệ thống điện gặp sự cố, cần phải ghi lại và yêu cầu bên cho thuê khắc phục trước khi bạn chính thức bắt đầu sử dụng mặt bằng.

– Lưu trữ tài liệu: Giữ lại tất cả các tài liệu liên quan như biên bản bàn giao, hợp đồng thuê, các biên bản sửa chữa hoặc thay thế. Điều này sẽ rất hữu ích trong trường hợp cần phải giải quyết tranh chấp hoặc khi có vấn đề phát sinh sau này.

3. Đánh giá các hạng mục cần sửa chữa và dọn dẹp

– Kiểm tra kỹ các thiết bị: Trước khi bắt đầu sử dụng mặt bằng, kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị như máy lạnh, hệ thống điện, nước để đảm bảo chúng hoạt động tốt. Nếu phát hiện bất kỳ sự cố nào, yêu cầu bên cho thuê khắc phục ngay. Điều này giúp tránh gián đoạn công việc sau này và hạn chế rủi ro về sự cố thiết bị.

– Sửa chữa nếu cần: Nếu mặt bằng cần phải sửa chữa, như sơn lại tường, thay thế thiết bị, yêu cầu bên cho thuê thực hiện trước khi bạn dọn vào. Điều này giúp bạn tránh bị phạt do chậm trễ hoặc mất tiền đặt cọc.

– Thỏa thuận về thời gian sửa chữa: Thảo luận với bên cho thuê về thời gian cụ thể để hoàn thành các hạng mục sửa chữa. Đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để hoàn tất mọi công việc trước khi chính thức chuyển vào sử dụng.

– Xem xét các hạng mục dọn dẹp: Kiểm tra kỹ để chắc chắn rằng tất cả các khu vực chung như hành lang, nhà vệ sinh và khu vực ngoài trời đã được dọn dẹp sạch sẽ. Điều này bao gồm việc làm sạch sàn nhà, tường…

4. Kiểm tra lại trước khi sử dụng

– Phối hợp với bên cho thuê: Trước khi bạn chính thức sử dụng, yêu cầu một buổi kiểm tra lại với đại diện tòa nhà để xác nhận rằng mặt bằng đã được hoàn thiện đúng yêu cầu.

– Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ: Cả hai bên cần hợp tác để giải quyết tất cả các vấn đề còn tồn đọng. Điều này giúp tránh các tranh chấp và đảm bảo mặt bằng sẵn sàng sử dụng.

Quá trình nhận mặt bằng từ tòa nhà là bước đầu tiên rất quan trọng để chuẩn bị không gian thuê hiệu quả. Bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng, lập biên bản bàn giao chi tiết và yêu cầu sửa chữa cần thiết, bạn có thể tránh được các tranh chấp pháp lý và rủi ro tài chính sau này. Hãy đảm bảo rằng mọi hạng mục đều được kiểm tra cẩn thận trước khi đưa vào sử dụng để bắt đầu công việc suôn sẻ và hiệu quả.

Sau bước nhận mặt bằng sẽ là bước cải tạo văn phòng để biến không gian đã thuê thành một văn phòng làm việc có tính thẩm mỹ và thuận tiện hơn, khuyến khích sự sáng tạo và tăng cường sự hài lòng của nhân viên. Idesko mang đến giải pháp thiết kế và thi công nội thất văn phòng vượt trội, tối ưu chi phí và phù hợp mọi nhu cầu sử dụng với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành.

Cùng đội ngũ kỹ sư giàu chuyên môn và chế độ bảo hành, bảo trì tận tâm, Idesko cam kết cung cấp dịch vụ tổng thể, từ Fitout, M&E, Furniture cho đến hạng mục thiết kế, thi công, nghiệm thu hồ sơ phòng cháy chữa cháy, đảm bảo đem đến một không gian làm việc sang trọng, hiệu quả cho khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất.

Công ty TNHH Trang Trí Nội Thất Hoàn Mỹ (IDESKO)

• Địa chỉ: Tầng 2, số 9 Trung Liệt, Đống Đá, Hà Nội
• Hotline: 0911 199 929
• Email: hong.tran@idesko.com.vn
• Đăng ký nhận tư vấn: https://forms.gle/Tr4m93EoeQ5Ryjqn8
• Website: https://idesko.com.vn/
• Xem thêm các dự án văn phòng: https://idesko.com.vn/du-an/
• Facebook: https://www.facebook.com/kientrucnoithatidesko