6 sai lầm thường gặp khi thiết kế nội thất văn phòng và cách khắc phục từ Idesko Interior

Thiết kế nội thất văn phòng không chỉ đơn thuần là sắp xếp bàn ghế và bố trí màu sắc. Một văn phòng được thiết kế kém khoa học có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc, trải nghiệm nhân sự và hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp. Trong bài viết này, Idesko sẽ cùng bạn điểm qua những sai lầm phổ biến khi thiết kế nội thất văn phòng và gợi ý cách khắc phục hiệu quả.

6 Sai Lầm Trong Thiết Kế Văn Phòng — 6 sai lầm thường gặp khi thiết kế nội thất văn phòng và cách khắc phục

1. Thiếu nghiên cứu về nhu cầu sử dụng thực tế

Sai lầm: Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến yếu tố thẩm mỹ hoặc xu hướng, mà quên mất việc khảo sát nhu cầu làm việc thực tế của đội ngũ nhân sự: có bao nhiêu người, cần bao nhiêu không gian họp, có cần khu vực riêng tư hay không, cần bố trí bao nhiêu máy in…

Tổ chức khảo sát hoặc các buổi họp nhóm: Thu thập ý kiến, mong muốn và nhu cầu của nhân viên về không gian làm việc — Tổ chức khảo sát hoặc các buổi họp nhóm để thu thập ý kiến và mong muốn của nhân viên về không gian làm việc

Cách khắc phục

Trước khi thiết kế, cần thu thập thông tin nội bộ chi tiết về cơ cấu phòng ban, loại hình công việc, nhu cầu tương tác giữa các nhóm, v.v. Đây là bước quan trọng để đảm bảo thiết kế mang tính cá nhân hóa theo doanh nghiệp thay vì dùng “mẫu chung cho tất cả”.

• Xác định rõ mục tiêu: Bạn muốn văn phòng mới mang lại điều gì? Tăng tính hợp tác, cải thiện sự tập trung hay thể hiện sự chuyên nghiệp?
• Lập ngân sách chi tiết: Xác định số tiền bạn sẵn sàng chi cho thiết kế và thi công nội thất.
• Đánh giá nhu cầu sử dụng: Tính toán số lượng nhân viên, các phòng ban, khu vực chức năng cần thiết (phòng họp, khu vực làm việc nhóm, khu vực nghỉ ngơi,…).
• Nghiên cứu phong cách thiết kế: Tìm hiểu các phong cách thiết kế văn phòng phổ biến và lựa chọn phong cách phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và sở thích.
• Tham khảo ý kiến chuyên gia: Tìm đến các công ty thiết kế nội thất văn phòng uy tín để được tư vấn và hỗ trợ lập kế hoạch chi tiết.

2. Bố trí ánh sáng không hợp lý

Sai lầm: Không tận dụng ánh sáng tự nhiên, sử dụng ánh sáng yếu, không đều hoặc lạm dụng ánh sáng trắng/ đèn có nhiệt độ màu sai dẫn đến mỏi mắt, ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu suất làm việc.

Sử dụng ánh sáng yếu, không đều hoặc ánh sáng trắng quá gắt gây mỏi mắt, căng thẳng và giảm năng suất làm việc. — Sử dụng ánh sáng yếu, không đều gây mỏi mắt, căng thẳng và giảm năng suất làm việc

Cách khắc phục

• Tối ưu ánh sáng tự nhiên bằng cách bố trí chỗ ngồi gần cửa sổ, sử dụng vách kính trong suốt, bố trí rèm cửa hoặc tấm chắn sáng để điều chỉnh cường độ ánh sáng.

• Kết hợp nhiều loại ánh sáng: Sử dụng ánh sáng chung (ánh sáng trần), ánh sáng chức năng (đèn bàn) và ánh sáng trang trí để tạo ra một không gian làm việc hài hòa và đủ sáng.

Thiết kế và thi công văn phòng Tiens Việt Nam — Sử dụng ánh sáng trần, ánh sáng chức năng và ánh sáng trang trí để tạo ra một không gian làm việc hài hòa

• Lựa chọn nhiệt độ màu phù hợp: Ánh sáng vàng ấm áp tạo cảm giác thư giãn, trong khi ánh sáng trắng mát giúp tăng cường sự tỉnh táo. Nên sử dụng ánh sáng trắng mát cho khu vực làm việc chính.

3. Không tính toán khả năng mở rộng

Sai lầm: Nhiều doanh nghiệp khi thiết kế văn phòng thường chỉ tập trung vào nhu cầu hiện tại mà bỏ qua bài toán tương lai. Điều này dẫn đến:

• Khi công ty mở rộng quy mô, không gian không đủ chỗ làm việc, buộc phải sửa chữa, cơi nới hoặc chuyển văn phòng – gây tốn kém và gián đoạn hoạt động.

• Không lường trước được nhu cầu tăng nhân sự, dẫn đến bố trí bàn ghế thiếu linh hoạt, ảnh hưởng trải nghiệm làm việc.

Không gian chật chội làm giảm hiệu quả công việc — Không gian chật chội hơn khi công ty đột ngột mở rộng quy mô làm giảm hiệu quả công việc của nhân sự

Cách khắc phục

Khu Vực Làm Việc Nhóm Linh Hoạt — Sử dụng các module nội thất có thể dễ dàng di chuyển, sắp xếp lại hoặc bổ sung khi cần thiết

• Ước lượng tăng trưởng nhân sự trong 1– 2 năm tới để có phương án bố trí linh hoạt.

• Sử dụng bàn làm việc module, hệ thống điện âm sàn, vách ngăn di động để dễ dàng thêm/bớt vị trí ngồi.

• Chừa ra các không gian trung lập có thể chuyển đổi chức năng, ví dụ như phòng họp nhỏ có thể trở thành chỗ ngồi nhóm khi cần.

4. Không tối ưu lưu thông và công năng sử dụng

Sai lầm: Một số thiết kế văn phòng quá tập trung vào thẩm mỹ hoặc cố gắng tận dụng tối đa diện tích để đặt thật nhiều bàn ghế mà quên mất việc đảm bảo lối đi, không gian sinh hoạt chung và trải nghiệm sử dụng thực tế. Hệ quả là:

• Nhân viên di chuyển khó khăn, dễ va chạm, đặc biệt trong giờ cao điểm.

• Các khu vực chức năng như tủ tài liệu, máy in, bếp, phòng họp… bị bố trí rời rạc, kém hiệu quả, mất thời gian di chuyển.

• Gây căng thẳng, mệt mỏi trong quá trình làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất.

Cách khắc phục

Áp dụng nguyên tắc “flow làm việc”: phân tích hành vi di chuyển và tương tác để bố trí không gian hợp lý. Đảm bảo các khu vực chức năng được sắp xếp theo trình tự logic và thuận tiện cho mọi người sử dụng.

Wagon. Phòng Làm Việc 2 — Văn phòng Wagon do Idesko thiết kế và thi công

• Đảm bảo lối đi chính rộng ít nhất 1200 mm (1,2 m), đủ cho 2 người đi ngược chiều nhau; Lối đi phụ giữa các bàn làm việc tối thiểu từ 800–1000 mm , giúp nhân viên di chuyển thoải mái, tránh va chạm.

• Các khu vực dùng chung như máy in, tủ tài liệu, khu vực pantry, máy chấm công… nên được bố trí gần trung tâm hoặc đầu mối lưu thông (gần cửa ra vào, hành lang) để tiết kiệm thời gian di chuyển.

• Sử dụng thiết kế mở hoặc bán mở, kết hợp hệ tủ ngăn nhẹ, để tạo sự thông thoáng mà vẫn đảm bảo phân khu chức năng rõ ràng.

Idesko không chỉ đưa ra bản thiết kế đáp ứng yếu tố thẩm mỹ mà còn đồng hành từ khảo sát thực địa đến bố trí công năng, đảm bảo rằng mọi không gian đều được tận dụng đúng cách và phù hợp với hoạt động thực tế của từng doanh nghiệp.

5. Lạm dụng màu sắc thương hiệu hoặc vật liệu không phù hợp

Sai lầm

Doanh nghiệp thường muốn thể hiện dấu ấn thương hiệu nên lạm dụng màu sắc logo hoặc vật liệu trang trí bắt mắt để tạo ấn tượng. Tuy nhiên, việc dùng màu sắc thương hiệu quá chói (đỏ, vàng neon, cam…) làm màu chủ đạo dễ gây mỏi mắt, căng thẳng nếu tiếp xúc lâu dài. Chọn vật liệu không phù hợp với tính chất sử dụng như gỗ dễ ẩm mốc cho khu pantry, kính toàn phần cho loại phòng họp cần sự riêng tư cũng làm ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng, đặc biệt trong môi trường làm việc kéo dài 8 tiếng/ngày.

Cách khắc phục

• Không nên dùng màu thương hiệu làm màu nền chi phối toàn bộ văn phòng. Thay vào đó, hãy dùng trong các điểm nhấn như logo, quầy lễ tân, vách ngăn, tủ tài liệu, hoặc một mảng tường nhỏ.

Van Phong Akira 8 — Thiết kế văn phòng Akira Solutions thực hiện bởi Idekso

• Chọn vật liệu phù hợp từng khu vực, dễ vệ sinh, bền với tần suất sử dụng cao như: gỗ MDF chống ẩm phủ melamine, thảm trải sàn, panel tiêu âm.

• Tư vấn với đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để cân bằng giữa thẩm mỹ, công năng và cảm xúc không gian.

Đội ngũ thiết kế của Idesko luôn kết hợp giữa nhận diện thương hiệu và khoa học không gian, giúp doanh nghiệp thể hiện cá tính mà vẫn tối ưu trải nghiệm làm việc.

6. Nhồi nhét quá nhiều bàn làm việc trong một không gian mà không tuân theo kích thước tiêu chuẩn

Sai lầm

Nhiều doanh nghiệp cho rằng càng nhiều bàn làm việc thì càng tốt, sẽ bố trí được nhiều nhân sự hơn. Tuy nhiên, điều này dễ dẫn đến:

• Không đủ không gian cá nhân, gây bí bách, khó tập trung làm việc.

• Lưu thông nội bộ kém, dễ va chạm, gây khó khăn cho việc vận hành.

• Không đảm bảo các quy chuẩn an toàn về phòng cháy chữa cháy hoặc tiêu chuẩn thiết kế văn phòng chuyên nghiệp.

Cách khắc phục

Kích Thước Bàn Làm Việc Tiêu Chuẩn — Kích thước bàn làm việc tiêu chuẩn có chiều rộng (ngang) tối thiểu từ 1m đến 1m2

• Hiểu rõ kích thước bàn làm việc tối thiểu cho 1 nhân viên là bước quan trọng. Cụ thể:

Chiều rộng (ngang): Tối thiểu 1.000 – 1.200 mm

Chiều sâu (sâu): Khoảng 600 – 700 mm

Khoảng cách giữa 2 hàng bàn: Nên chừa tối thiểu 900 – 1.200 mm để đảm bảo lưu thông

• Sử dụng bàn làm việc dạng module, dạng cụm (pod) linh hoạt, có thể tận dụng vách ngăn mỏng hoặc bàn liền kề để tiết kiệm không gian.

• Tối ưu không gian bằng thiết kế thông minh: tích hợp tủ đựng đồ, dùng nội thất đa năng, bố trí theo “dòng chảy” di chuyển của nhân sự.

Idesko luôn tư vấn khách hàng dựa trên tiêu chuẩn thiết kế hiện đại kết hợp nhu cầu sử dụng thực tế, giúp bố trí được số lượng nhân sự phù hợp mà vẫn giữ được sự thông thoáng và tính thẩm mỹ cho văn phòng.

Thiết kế văn phòng thông minh cùng Idesko – Tránh sai sót thiết kế, tối ưu chi phí thi công

Là đơn vị thiết kế và thi công nội thất văn phòng uy tín tại Hà Nội, Idesko đã đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp trong hơn 20 năm qua, giúp kiến tạo những không gian làm việc chuẩn mực – hiệu quả, linh hoạt và mang đậm bản sắc riêng.

Kiến trúc sư Idesko đang tỉ mẩn thiết kế văn phòng như ý cho khách hàng

Với đội ngũ kiến trúc sư giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc chuyên nghiệp và dịch vụ trọn gói, Idesko giúp khách hàng tránh những sai lầm phổ biến, đồng thời:

• Tối ưu hóa công năng và chi phí

• Rút ngắn thời gian thi công

• Tăng trải nghiệm nhân viên và hiệu suất vận hành

• Nâng cao hình ảnh thương hiệu

Đừng để những sai lầm khi thiết kế khiến văn phòng của bạn thiếu hiệu quả. Nếu bạn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu, hãy để Idesko đồng hành cùng bạn. Liên hệ Idesko ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.