So Sánh Văn Phòng Mở Và Văn Phòng Truyền Thống

Trong bối cảnh môi trường làm việc liên tục thay đổi, việc lựa chọn mô hình thiết kế văn phòng phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc định hình văn hóa doanh nghiệp, tối ưu năng suất làm việc và nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Đây không chỉ là vấn đề về thẩm mỹ, mà còn liên quan đến hiệu quả vận hành và khả năng thích ứng với xu hướng làm việc hiện đại. Hiện nay, hai mô hình được áp dụng phổ biến là văn phòng mở (open-plan office) và văn phòng truyền thống (cubicle office). Mỗi mô hình đều có những ưu nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và phong cách làm việc khác nhau. Vậy đâu là lựa chọn tối ưu cho công ty bạn? Cùng Idesko phân tích và so sánh văn phòng mở và văn phòng truyền thống để có cái nhìn toàn diện, từ đó đưa ra quyết định phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.

1. Văn phòng mở là gì? Đặc điểm và xu hướng

Trước tiên, hãy cùng khái quát lại về văn phòng mở. Đây là kiểu bố trí không gian làm việc mà trong đó, hầu hết các khu vực làm việc của nhân viên không bị ngăn cách bởi tường cố định hay vách ngăn. Mọi người cùng làm việc trong một không gian chung, rộng rãi, thường được phân chia bằng vách ngăn lửng, tủ thấp hoặc các đồ nội thất cơ động.

Văn phòng mở hiện nay rất được ưa chuộng bởi các công ty công nghệ, startup hay những doanh nghiệp đề cao sự sáng tạo, linh hoạt. Mục tiêu chính của mô hình này là thúc đẩy giao tiếp, cộng tác, và tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, năng động.

Đặc điểm chính:

Ít vách ngăn: Các khu vực làm việc được ngăn cách bởi vách lửng hoặc không gian trống.
Không gian chung: Nhiều nhân viên làm việc cùng nhau trong một khu vực lớn.
Thiên về tương tác: Dễ dàng trao đổi trực tiếp, làm việc nhóm.
Tối ưu diện tích: Sử dụng không gian hiệu quả hơn so với văn phòng truyền thống.

⮞ Xem thêm: Văn phòng mở là gì? Giải pháp thiết kế

2. Văn phòng truyền thống (văn phòng đóng) là gì? Đặc điểm và giá trị

Văn phòng truyền thống hay còn gọi là văn phòng đóng, là mô hình phổ biến từ trước đến nay, đặc trưng bởi các không gian làm việc được phân chia rõ ràng thành các phòng ban riêng biệt, hoặc các ô làm việc cá nhân có vách ngăn cao (cubicle).

*Vách ngăn trong văn phòng truyền thống*

Mô hình này thường được thấy ở các tập đoàn lớn, cơ quan nhà nước hoặc những ngành nghề đòi hỏi sự tập trung cao độ, bảo mật thông tin như tài chính, luật, kế toán.

Đặc điểm chính:

Phòng riêng/Cubicle: Mỗi cá nhân hoặc nhóm nhỏ có không gian làm việc riêng biệt.
Vách ngăn cao: Tạo sự riêng tư tối đa.
Thiên về tập trung cá nhân: Hạn chế tiếng ồn và sự xao nhãng.
Cấu trúc phân cấp rõ ràng: Vị trí, cấp bậc thường được thể hiện qua kích thước hoặc vị trí phòng làm việc.

3. Bảng so sánh văn phòng mở và văn phòng truyền thống

Để giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn, hãy cùng Idesko so sánh hai mô hình này dựa trên các tiêu chí quan trọng trong thiết kế văn phòng:

Tiêu chí so sánh	Văn phòng mở (Open-plan Office)	Văn phòng truyền thống
Không gian	Rộng rãi, thông thoáng, ít vách ngăn, tạo cảm giác kết nối.	Các phòng ban/ô làm việc riêng biệt, có vách ngăn cao, tạo sự riêng tư.
Giao tiếp & cộng tác	Rất cao, dễ dàng trao đổi trực tiếp, khuyến khích làm việc nhóm.	Thấp hơn, cần di chuyển hoặc sử dụng công cụ giao tiếp nội bộ.
Sự riêng tư	Thấp, dễ bị phân tâm bởi tiếng ồn và hoạt động xung quanh.	Cao, cung cấp không gian cá nhân để tập trung và thực hiện cuộc gọi riêng tư.
Tiếng ồn	Cao, dễ gây xao nhãng do nhiều hoạt động cùng lúc.	Thấp, môi trường yên tĩnh hơn, phù hợp cho công việc cần sự tập trung cao.
Linh hoạt & mở rộng	Rất linh hoạt, dễ dàng thay đổi bố cục, mở rộng/thu hẹp chỗ ngồi.	Kém linh hoạt, khó thay đổi cấu trúc, mở rộng/thu hẹp tốn kém hơn.
Chi phí	Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, thiết kế, thi công.	Chi phí thuê cao hơn (do cần diện tích lớn để chia phòng), chi phí thi công vách ngăn.
Ánh sáng & nhiệt độ	Dễ tận dụng ánh sáng tự nhiên, khó kiểm soát nhiệt độ đồng đều.	Khó tận dụng ánh sáng tự nhiên cho mọi vị trí, dễ kiểm soát nhiệt độ từng phòng.
Văn hóa doanh nghiệp	Thúc đẩy sự minh bạch, bình đẳng, năng động, gắn kết.	Mang tính phân cấp rõ ràng, chú trọng vào quyền riêng tư và sự chuyên nghiệp.
Quản lý	Dễ dàng giám sát tổng thể hoạt động và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.	Khó giám sát từng cá nhân, yêu cầu sự tin tưởng và tự giác cao.
Sức khỏe & vệ sinh	Nguy cơ lây nhiễm bệnh cao hơn trong môi trường chung.	Nguy cơ lây nhiễm thấp hơn, dễ kiểm soát vệ sinh cá nhân.
Tính thẩm mỹ	Hiện đại, năng động, có thể tích hợp nhiều yếu tố sáng tạo.	Chuyên nghiệp, trang trọng, đôi khi cảm giác cứng nhắc.
Khả năng tập trung	Thấp hơn do bị xao nhãng bởi tiếng ồn, cần các giải pháp hỗ trợ.	Cao hơn nhờ không gian riêng tư và yên tĩnh.

⮞ Xem thêm: 50+ mẫu thiết kế văn phòng mở hiện đại, tiện nghi

4. Ưu điểm và nhược điểm riêng của từng mô hình

4.1 Ưu nhược điểm của văn phòng mở

Ưu điểm:

Tăng cường tương tác và giao tiếp: Đây là lợi thế lớn nhất. Mọi người dễ dàng trao đổi, chia sẻ ý tưởng, thúc đẩy làm việc nhóm và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Tối ưu hóa không gian và chi phí: Sử dụng diện tích sàn hiệu quả hơn, giảm chi phí xây dựng vách ngăn và nội thất cố định.
Linh hoạt cao: Dễ dàng điều chỉnh bố cục khi có thay đổi về quy mô hoặc mô hình làm việc (ví dụ: hot-desking, activity-based working).
Thúc đẩy văn hóa minh bạch và bình đẳng: Xóa bỏ rào cản giữa các cấp bậc, tạo môi trường làm việc cởi mở.
Dễ dàng quản lý và giám sát: Dễ dàng nắm bắt tình hình chung của đội ngũ.

Nhược điểm:

Tiếng ồn và sự phân tâm: Là vấn đề lớn nhất. Tiếng nói chuyện, điện thoại, gõ phím có thể gây xao nhãng nghiêm trọng, ảnh hưởng đến năng suất.
Thiếu không gian riêng tư: Khó có được sự riêng tư cho các cuộc gọi cá nhân, thảo luận nhạy cảm hoặc khi cần tập trung cao độ.
Vấn đề sức khỏe: Nguy cơ lây nhiễm bệnh (cảm cúm) cao hơn trong không gian chung.
Khó kiểm soát môi trường: Khó điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng, mùi hương để làm hài lòng tất cả mọi người.

4.2 Ưu nhược điểm của văn phòng truyền thống

Ưu điểm:

Tăng cường sự riêng tư: Cung cấp không gian cá nhân cần thiết cho công việc đòi hỏi sự tập trung cao, các cuộc gọi cá nhân hoặc thảo luận bí mật.
Giảm thiểu tiếng ồn và sự phân tâm: Môi trường yên tĩnh hơn, giúp nhân viên tập trung tốt vào nhiệm vụ của mình.
Kiểm soát môi trường cá nhân: Mỗi phòng/cubicle có thể điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ ở mức độ nhất định.
Phù hợp với công việc đòi hỏi bảo mật: Dễ dàng bảo mật thông tin và tài liệu.
Giảm nguy cơ lây nhiễm bệnh: Môi trường ít tiếp xúc trực tiếp hơn so với văn phòng mở.

*Không gian làm việc yên tĩnh tại văn phòng truyền thống*

Nhược điểm:

Hạn chế giao tiếp và cộng tác: Khó khăn trong việc trao đổi ý tưởng nhanh chóng, tạo ra sự ngăn cách giữa các phòng ban.
Chi phí cao: Tốn kém hơn về diện tích thuê, chi phí thiết kế và thi công vách ngăn cố định.
Kém linh hoạt: Khó khăn trong việc thay đổi bố cục hoặc mở rộng/thu hẹp không gian khi quy mô doanh nghiệp thay đổi.
Tạo cảm giác cô lập: Nhân viên có thể cảm thấy tách biệt, ít gắn kết với tổng thể công ty.
Thiếu ánh sáng tự nhiên: Nhiều phòng/cubicle có thể bị hạn chế ánh sáng tự nhiên.

5. Giải pháp thiết kế lai (Hybrid Office) – Tối ưu hóa cả hai mô hình

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn giải pháp lai (Hybrid Office) để kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả văn phòng mở và văn phòng truyền thống. Đây là mô hình xu hướng, đặc biệt sau đại dịch, khi nhu cầu làm việc linh hoạt và đa dạng chức năng trở nên cấp thiết.

Cách triển khai giải pháp hybrid:

Không gian làm việc chính là mở: Giữ lại khu vực văn phòng mở làm không gian làm việc chính để thúc đẩy tương tác.
Tích hợp các khu vực chức năng riêng tư: Bổ sung các phòng họp nhỏ, phòng tập trung (focus rooms), phone booth (buồng điện thoại cách âm) để nhân viên có thể tìm thấy sự riêng tư khi cần.

*Tích hợp phòng họp mini, phòng tập trung, phone booth trong thiết kế văn phòng mở*

Khu vực cộng tác linh hoạt: Thiết kế các khu vực làm việc nhóm với nội thất di động, màn hình lớn để dễ dàng cho các buổi brainstorming.
Sử dụng vật liệu tiêu âm: Áp dụng các giải pháp cách âm, tiêu âm cho trần, tường, sàn và vách ngăn để giảm thiểu tiếng ồn trong không gian mở.
Cây xanh và ánh sáng tự nhiên: Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên và bố trí cây cảnh trong văn phòng để cải thiện chất lượng không khí và tăng cường tinh thần.

*Thiết kế văn phòng mở tận dụng cây xanh và ánh sáng tự nhiên*

6. Idesko – Đồng hành cùng bạn lựa chọn và thiết kế văn phòng tối ưu

Việc lựa chọn giữa văn phòng mở và văn phòng truyền thống, hay kết hợp cả hai là một quyết định chiến lược cần dựa trên sự am hiểu sâu sắc về văn hóa doanh nghiệp, đặc thù công việc và mục tiêu phát triển.

Idesko, với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm từ, sẽ là đối tác tin cậy giúp bạn phân tích, đánh giá và lựa chọn mô hình thiết kế văn phòng phù hợp nhất. Idesko sẽ tư vấn từ khâu lên ý tưởng, bố trí mặt bằng, lựa chọn vật liệu, nội thất đến thi công, đảm bảo không gian làm việc của bạn không chỉ đạt chuẩn về thẩm mỹ mà còn tối ưu về công năng, mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp và sự hài lòng cho nhân viên.

Việc so sánh văn phòng mở và văn phòng truyền thống cho thấy mỗi mô hình đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Không có mô hình nào là hoàn hảo cho tất cả mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải hiểu rõ nhu cầu của công ty, phong cách làm việc của đội ngũ và mục tiêu dài hạn để đưa ra lựa chọn sáng suốt. Mô hình lai (Hybrid Office) đang nổi lên như một giải pháp tối ưu, kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai, mang lại sự linh hoạt, hiệu quả và cân bằng cho môi trường làm việc hiện đại.

Bạn đang băn khoăn về việc lựa chọn mô hình văn phòng cho doanh nghiệp mình? Liên hệ Idesko ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và giải pháp thiết kế văn phòng hoàn hảo!