Lưu ý khi nhận mặt bằng thuê từ tòa nhà văn phòng

Nhận mặt bằng thuê văn phòng là một bước quan trọng trong việc thiết lập cơ sở kinh doanh mới hoặc mở rộng hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc nắm rõ quy trình và các lưu ý quan trọng là không thể thiếu. Dưới đây, Idesko sẽ giới thiệu các bước và những điều cần lưu ý khi nhận mặt bằng thuê từ tòa nhà văn phòng để giúp bạn chuẩn bị một cách tốt nhất.

1. Vì sao nhận mặt bằng thuê văn phòng là bước quan trọng?

Nhận mặt bằng thuê văn phòng là giai đoạn tòa nhà bàn giao không gian thô hoặc đã hoàn thiện cơ bản cho doanh nghiệp trước khi đưa vào sử dụng. Đây là bước chuyển tiếp giữa hợp đồng thuê và quá trình thiết kế thi công nội thất văn phòng. Nếu xử lý sơ sài, doanh nghiệp rất dễ gặp tranh chấp và phát sinh chi phí không đáng có về sau.

Đối với các doanh nghiệp thuê văn phòng tại tòa nhà, việc nhận mặt bằng không chỉ dừng ở việc nhận chìa khóa. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hiện trạng, hệ thống kỹ thuật và các điều khoản bàn giao theo hợp đồng. Việc này giúp bảo vệ quyền lợi của bên thuê, đồng thời tạo nền tảng rõ ràng để triển khai thiết kế và thi công nội thất văn phòng.

Khi chuẩn bị tốt ngay từ bước nhận mặt bằng thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ mình đang có gì, cần cải tạo những gì và có thể lên kế hoạch ngân sách chính xác hơn. Điều này giúp quá trình cải tạo và vận hành sau này diễn ra trôi chảy, hạn chế tối đa rủi ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

2. Quy trình nhận mặt bằng thuê văn phòng từ tòa nhà

Trước khi triển khai ý tưởng thiết kế, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình nhận mặt bằng thuê văn phòng. Điều này giúp quá trình làm việc diễn ra rõ ràng, thuận lợi và hạn chế phát sinh ở các bước tiếp theo.

Bước 1: Rà soát hợp đồng thuê

Doanh nghiệp làm việc với chủ tòa nhà để thống nhất các điều khoản liên quan đến tình trạng bàn giao, phạm vi sử dụng và trách nhiệm của mỗi bên. Đây là cơ sở để kiểm tra mặt bằng và lập biên bản nhận bàn giao sau này.

Bước 2: Khảo sát mặt bằng thực tế

Tiếp theo là buổi khảo sát hiện trạng cùng đại diện tòa nhà, ghi nhận tổng quan diện tích, cấu trúc, hệ thống kỹ thuật đang có. Từ đó doanh nghiệp có cái nhìn ban đầu về mức độ phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Bước 3: Kiểm tra hệ thống kỹ thuật 

Ở bước này, doanh nghiệp cùng tòa nhà kiểm tra sơ bộ các hệ thống chính như điện, điều hòa thông gió, cấp thoát nước, PCCC… để xác định hạng mục nào còn thiếu hoặc cần tòa nhà khắc phục.

Bước 4: Đối chiếu số liệu và thống nhất hiện trạng

Doanh nghiệp đo đạc lại diện tích, đối chiếu với hợp đồng và thống nhất các thông tin chính với tòa nhà. Đây cũng là lúc hai bên thống nhất những hạng mục cần hoàn thiện hoặc sửa chữa trước khi đưa vào sử dụng.

Bước 5: Lập biên bản bàn giao mặt bằng

Cuối cùng là lập biên bản bàn giao, ghi nhận hiện trạng mặt bằng tại thời điểm nhận. Biên bản được đại diện hai bên ký xác nhận và lưu trữ làm căn cứ cho quá trình sử dụng và hoàn trả sau này.

3. Một số lưu ý quan trọng khi nhận mặt bằng thuê văn phòng từ tòa nhà

3.1 Hiểu rõ điều khoản bàn giao

Trước khi nhận mặt bằng thuê văn phòng, doanh nghiệp nên đọc kỹ các điều khoản về hiện trạng bàn giao và điều kiện hoàn trả khi hết hợp đồng. Cần hiểu rõ những hạng mục tòa nhà chịu trách nhiệm và những hạng mục doanh nghiệp phải tự khắc phục, để tránh tranh cãi khi bàn giao lại.

3.2 Xác định phạm vi hạng mục

Với những mặt bằng đã có sẵn trần, sàn, vách ngăn hoặc nội thất, nên hỏi rõ đây là tài sản của tòa nhà hay của khách thuê trước. Đồng thời, cần làm rõ hạng mục nào được phép tháo dỡ, cải tạo và điều kiện hoàn trả sau này. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thi công và chi phí hoàn trả khi kết thúc thuê.

3.3 Thống nhất thời gian thi công

Doanh nghiệp nên trao đổi với ban quản lý tòa nhà về khoảng thời gian được thi công, cải tạo. Cần làm rõ khung giờ thi công, giới hạn tiếng ồn, thời hạn khắc phục các hư hỏng hiện hữu do tòa nhà phụ trách. Nếu không thống nhất trước, tiến độ setup văn phòng dễ bị chậm do vướng lịch của tòa nhà.

3.4 Kiểm tra hệ thống kỹ thuật và PCCC

Khi thuê văn phòng tại tòa nhà, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hiện trạng hệ thống điện, điều hòa, thông gió, cấp thoát nước và PCCC. Những hạn chế về vị trí đường ống, trần kỹ thuật hay đầu báo cháy sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến phương án thiết kế nội thất.

3.5 Ghi nhận hiện trạng mặt bằng

Song song với biên bản bàn giao, nên chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ mặt bằng tại thời điểm nhận. Những tư liệu này là căn cứ quan trọng khi đối chiếu hiện trạng sau vài năm sử dụng hoặc khi bàn giao trả lại tòa nhà. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng nếu phát sinh tranh chấp về hư hỏng hoặc khấu trừ chi phí.

3.6 Lên kế hoạch thi công và ngân sách

Ngay trong giai đoạn nhận mặt bằng, doanh nghiệp nên phác thảo sơ bộ nhu cầu cải tạo, mức độ can thiệp và ngân sách dự kiến. Việc này giúp đánh giá mặt bằng hiện tại có phù hợp với kế hoạch sử dụng lâu dài hay không. Nếu cần thay đổi quá nhiều, có thể cân nhắc lại phương án thuê để tránh đầu tư dàn trải và khó hoàn vốn.

4. Làm gì sau khi nhận mặt bằng thuê văn phòng?

Sau khi hoàn tất bước nhận mặt bằng thuê văn phòng và ký biên bản bàn giao, doanh nghiệp sẽ chuyển sang giai đoạn chuẩn bị để đưa không gian vào sử dụng hiệu quả. Nếu lên kế hoạch sớm và bài bản, thời gian cải tạo và setup văn phòng sẽ được rút ngắn đáng kể.

Một số việc nên thực hiện ngay sau khi nhận mặt bằng:

• Đánh giá lại nhu cầu sử dụng và mô hình làm việc: Xác định số lượng nhân sự, các phòng ban, nhu cầu phòng họp, khu làm việc chung, khu tập trung, pantry, kho… Đây là dữ liệu quan trọng để đơn vị thiết kế đề xuất layout phù hợp với mặt bằng đã nhận.
• Làm việc với đơn vị thiết kế thi công nội thất: Gửi thông tin mặt bằng, bản vẽ tòa nhà và biên bản bàn giao cho đơn vị thiết kế. Hai bên cùng khảo sát lại hiện trạng, ghi nhận đầy đủ các ràng buộc về kỹ thuật, PCCC và quy định thi công của tòa nhà trước khi lên phương án chi tiết.

• Lên concept và phương án layout sơ bộ: Thống nhất phong cách thiết kế, nhận diện thương hiệu và cách phân chia không gian. Phương án layout sẽ cho thấy mức độ phù hợp của mặt bằng với nhu cầu phát triển trong vài năm tới, từ đó quyết định đầu tư cải tạo ở mức nào là hợp lý.
• Lập kế hoạch ngân sách và timeline thi công: Xác định các nhóm chi phí chính như thiết kế nội thất, thi công, mua sắm thiết bị, phí xin phép thi công, chi phí dự phòng. Song song, xây dựng mốc thời gian cho từng giai đoạn để đảm bảo văn phòng sẵn sàng đúng kế hoạch chuyển sang.
• Chuẩn bị thủ tục xin phép thi công với tòa nhà: Một số tòa nhà yêu cầu nộp bản vẽ thiết kế, bản vẽ PCCC và lịch thi công trước khi cho phép triển khai. Doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với đơn vị thiết kế thi công để hoàn thiện hồ sơ theo đúng yêu cầu, tránh phải bổ sung nhiều lần.

Khi thuê văn phòng tại tòa nhà, việc nhận mặt bằng chỉ là bước đầu tiên. Giai đoạn tiếp theo quyết định không gian đó có thực sự trở thành một văn phòng vận hành hiệu quả hay không. Nếu bạn cần một đơn vị đồng hành từ khâu nhận mặt bằng đến thiết kế và thi công nội thất, bạn có thể cân nhắc liên hệ Idesko để được tư vấn chi tiết hơn cho dự án của mình.

5. Idesko – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng trọn gói, chuyên nghiệp tại Hà Nội

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất văn phòng, Idesko đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong quá trình thuê văn phòng tại tòa nhà, từ bước nhận mặt bằng đến khi đưa vào vận hành.

Idesko hỗ trợ tư vấn ngay từ giai đoạn đánh giá mặt bằng, đề xuất phương án bố trí không gian, xây dựng bản vẽ và triển khai thi công nội thất trọn gói. Nhờ vậy, doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất để kiểm soát tốt chi phí, tiến độ và chất lượng.

Đội ngũ kiến trúc sư, kỹ sư và giám sát của Idesko am hiểu quy trình làm việc với các tòa nhà văn phòng, tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy và hệ thống kỹ thuật. Điều này giúp quá trình thi công diễn ra thuận lợi hơn, hạn chế phát sinh và rủi ro không đáng có.

6. FAQ – Câu hỏi thường gặp khi nhận mặt bằng thuê văn phòng từ tòa nhà

6.1 Có đi cùng đơn vị thiết kế khi nhận mặt bằng không?

Đi cùng đơn vị thiết kế hoặc thi công ngay từ bước nhận mặt bằng là một lợi thế lớn. Họ sẽ giúp bạn đánh giá khả năng bố trí không gian, nhận diện sớm các hạn chế về kỹ thuật và đề xuất phương án xử lý. Nhờ đó, bạn tránh chọn mặt bằng không phù hợp hoặc phát sinh quá nhiều chi phí cải tạo.

6.2 Nếu phát hiện hạng mục hư hỏng thì xử lý thế nào?

Khi thấy thiết bị hỏng hay hiện trạng có vấn đề, bạn cần ghi rõ vào biên bản và chụp hình ảnh lại. Doanh nghiệp nên yêu cầu tòa nhà sửa chữa hoặc có thỏa thuận giảm trừ chi phí nếu tự khắc phục. 

6.3 Mặt bằng có sẵn nội thất cũ thì có được tháo dỡ không?

Không phải mọi hạng mục sẵn có đều được phép tháo. Bạn nên hỏi rõ đó là tài sản của tòa nhà hay của khách thuê trước, và điều kiện tháo dỡ, hoàn trả sau khi hết hợp đồng. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cải tạo và cả chi phí hoàn trả sau này.

6.4 Idesko có thể hỗ trợ gì trong giai đoạn nhận mặt bằng?

Idesko có thể đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước khảo sát mặt bằng. Nhờ kinh nghiệm làm việc với nhiều tòa nhà văn phòng, Idesko hiểu rõ các yêu cầu kỹ thuật, PCCC và quy định thi công. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và sớm sở hữu một không gian làm việc hiệu quả.

Kết luận

Nhận mặt bằng thuê văn phòng từ tòa nhà là bước khởi đầu quan trọng trước khi doanh nghiệp đầu tư cho thiết kế và thi công nội thất. Nếu chuẩn bị kỹ, kiểm tra đầy đủ và lưu ý các điều khoản bàn giao, doanh nghiệp sẽ giảm được rất nhiều rủi ro về chi phí, tiến độ và tranh chấp trong quá trình thuê.

Khi đã có một mặt bằng rõ ràng và đầy đủ thông tin, việc tiếp theo là chọn một đơn vị thiết kế thi công uy tín để biến không gian thuê thành văn phòng làm việc hiệu quả và đẹp mắt. Nếu bạn đang chuẩn bị nhận mặt bằng thuê văn phòng hoặc cần tư vấn cải tạo không gian hiện có, hãy liên hệ Idesko để được đồng hành trọn vẹn từ bước đầu đến khi đưa văn phòng vào vận hành.

Công ty TNHH Trang Trí Nội Thất Hoàn Mỹ (IDESKO)

▸ Địa chỉ: Tầng 2, số 9 Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

▸ Hotline: 0911 199 929

▸ Email: hong.tran@idesko.com.vn

▸ Zalo: 0911 199 929

▸ Đăng ký nhận tư vấn tại đây

▸ Website: https://idesko.com.vn/

▸ Facebook: Indesko Interior