Hồ Sơ Hoàn Công Văn Phòng Gồm Những Gì?

Hồ sơ hoàn công là một phần không thể thiếu trong quy trình hoàn công văn phòng, đặc biệt đối với các dự án thi công tại tòa nhà hạng A. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ đảm bảo công trình được nghiệm thu đúng quy định mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh. Trong bài viết này, Idesko sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ hoàn công văn phòng gồm những gì, quy trình thực hiện ra sao và những lưu ý quan trọng để quá trình nghiệm thu diễn ra suôn sẻ nhất.

1. Hoàn công văn phòng là gì?

Hoàn công văn phòng là quá trình xác nhận công trình đã được thi công xong theo đúng bản vẽ thiết kế và các tiêu chuẩn kỹ thuật được phê duyệt. Đây là bước bắt buộc để bàn giao công trình từ đơn vị thi công sang chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà.

Việc hoàn công không chỉ mang tính chất kỹ thuật mà còn là thủ tục pháp lý giúp công trình được công nhận hợp lệ, đảm bảo đủ điều kiện để đưa vào sử dụng. Ngoài ra, việc hoàn công còn giúp doanh nghiệp dễ dàng bảo hành, cải tạo hoặc sửa chữa văn phòng.

*Bộ hồ sơ hoàn công văn phòng gồm những gì?*

2. Hồ sơ hoàn công là gì?

Hồ sơ hoàn công bao gồm các tài liệu, bản vẽ và biên bản ghi nhận hiện trạng thực tế của công trình sau khi hoàn tất thi công. Đây là căn cứ quan trọng để xác định công trình đã được thực hiện đúng thiết kế, đúng quy định, đảm bảo chất lượng và an toàn vận hành.

Trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất văn phòng, hồ sơ hoàn công có vai trò đặc biệt quan trọng. Nó giúp chủ đầu tư, đơn vị thi công và ban quản lý tòa nhà nắm rõ mọi thông tin về cấu trúc, hệ thống kỹ thuật, vật liệu sử dụng cũng như các hạng mục đã hoàn thiện.

Khác với hồ sơ thiết kế, hồ sơ hoàn công văn phòng thể hiện thực tế thi công, tức là những điều đã được triển khai và nghiệm thu trên công trình. Đối với các văn phòng tại tòa nhà cao cấp, hồ sơ này còn phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt từ ban quản lý để đảm bảo tính đồng bộ, an toàn và dễ dàng bảo trì trong tương lai.

*Idesko chuẩn bị hồ sơ hoàn công văn phòng cho khách hàng*

3. Hồ sơ hoàn công văn phòng gồm những gì?

Trước khi nghiệm thu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định. Một bộ hồ sơ hoàn công văn phòng thường bao gồm:

3.1. Hồ sơ pháp lý – hành chính

Giấy phép thi công, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình.
Hồ sơ phê duyệt thiết kế, bản vẽ thi công.
Tài liệu của chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà (nếu có).
Các văn bản chấp thuận, biên bản kiểm tra hoặc xác nhận từ cơ quan quản lý có thẩm quyền (nếu có).

3.2 Hồ sơ kỹ thuật – bản vẽ hoàn công

Bản vẽ hoàn công thể hiện chi tiết các hạng mục đã thi công, bao gồm kích thước, vị trí, vật liệu và phương pháp thi công.
Các bản vẽ của từng hệ thống: kiến trúc, điện, nước, điều hòa (HVAC), PCCC…
Ghi chú những thay đổi so với thiết kế gốc (nếu có), giúp đảm bảo tính minh bạch và đối chiếu sau này.

*Bản vẽ hoàn công thể hiện chi tiết các hạng mục đã thi công*

3.3 Hồ sơ nghiệm thu và kiểm định chất lượng

Biên bản nghiệm thu từng hạng mục và nghiệm thu tổng thể công trình.
Hồ sơ kiểm định, thử nghiệm hệ thống kỹ thuật như điện, mạng, điều hòa, phòng cháy chữa cháy.
Biên bản bàn giao và xác nhận chấp thuận từ chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà.

3.4 Hồ sơ hoàn công nội thất văn phòng

Danh mục chi tiết vật liệu, thiết bị và đồ nội thất được lắp đặt.
Bản vẽ 3D hoàn thiện và hình ảnh thực tế công trình sau bàn giao.
Tài liệu hướng dẫn bảo hành, bảo trì nội thất, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và sửa chữa.

*Chi tiết các vật liệu, thiết bị và đồ nội thất được lắp đặt trong văn phòng*

4. Quy trình lập hồ sơ hoàn công văn phòng

Quy trình lập hồ sơ hoàn công văn phòng cần được thực hiện tỉ mỉ, chính xác để đảm bảo tính pháp lý, kỹ thuật và thuận tiện cho việc nghiệm thu.

Bước 1: Thu thập dữ liệu thiết kế, hợp đồng và toàn bộ hồ sơ thi công đã được phê duyệt.
Bước 2: Cập nhật, đo đạc lại thực tế và chỉnh sửa bản vẽ hoàn công cho phù hợp.
Bước 3: Tổng hợp biên bản nghiệm thu của từng hạng mục, bao gồm hệ thống kỹ thuật và nội thất.
Bước 4: Lập hồ sơ hoàn công tổng thể, gồm cả phần kỹ thuật, pháp lý và nghiệm thu.
Bước 5: Nộp hồ sơ cho chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà để kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt chính thức.

5. Một số lưu ý khi lập hồ sơ hoàn công văn phòng

Để đảm bảo hồ sơ hoàn công được phê duyệt nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

Kiểm tra tính thống nhất giữa bản vẽ và hiện trạng: Đảm bảo mọi thông số kỹ thuật, kích thước và vật liệu đều khớp với thực tế.
Ký, đóng dấu đầy đủ: Hồ sơ hoàn công cần có chữ ký và con dấu của cả ba bên – chủ đầu tư, đơn vị thi công và ban quản lý tòa nhà.
Bổ sung hình ảnh và nhật ký công trình: Giúp tăng tính xác thực và dễ dàng đối chiếu khi cần kiểm tra hoặc bảo hành.
Lưu trữ bản cứng và bản mềm: Đảm bảo tiện tra cứu, đặc biệt trong trường hợp có cải tạo hoặc sửa chữa sau này.
Tuân thủ quy định riêng của tòa nhà: Mỗi tòa hạng A như Pearl Tower, Keangnam hay Lotte đều có quy trình phê duyệt hồ sơ riêng, cần nắm rõ để tránh chậm trễ nghiệm thu.

6. Idesko – Đơn vị thi công & lập hồ sơ hoàn công văn phòng trọn gói

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế thi công nội thất văn phòng, Idesko đã triển khai hàng trăm dự án tại các tòa nhà như Keangnam, Lotte, Capital Place hay Pearl Tower.

Đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư và giám sát giàu chuyên môn của chúng tôi am hiểu sâu quy trình làm việc với ban quản lý tòa nhà, giúp hồ sơ hoàn công được duyệt nhanh chóng và chính xác.

Idesko cung cấp dịch vụ trọn gói, bao gồm khảo sát, thiết kế, thi công, nghiệm thu và lập hồ sơ hoàn công. Chúng tôi luôn bảo đảm tiến độ, tuân thủ đầy đủ quy chuẩn kỹ thuật và tối ưu chi phí cho khách hàng.

*Đội ngũ của Idesko luôn sẵn lòng gặp gỡ, tư vấn khách hàng*

Kết luận

Hồ sơ hoàn công văn phòng không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là bước quan trọng giúp công trình được công nhận chính thức và đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh phát sinh rủi ro pháp lý.

Nếu bạn đang cần hỗ trợ lập hồ sơ hoàn công hoặc hoàn công văn phòng chuẩn chỉ, hãy liên hệ Idesko ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và nhận giải pháp nghiệm thu trọn gói.