Cải tạo văn phòng năm 2024

Sự quan tâm đến việc cải tạo văn phòng làm việc đã tăng lên đáng kể trong vài năm gần đây do thay đổi về cấu trúc và hình thức làm việc. Dự đoán cho giai đoạn 2024-2025 cải tạo văn phòng sẽ được quan tâm hơn nữa. Do nhu cầu thu hút và giữ chân nhân viên sẽ khiến một tỷ lệ lớn các công ty tìm kiếm nhiều hơn các thiết kế văn phòng kết hợp, đáp ứng được nhu cầu của họ. Vì thế, trong bài viết này Idesko sẽ phân tích những điểm cần lưu ý khi cải tạo hoặc chuyển đổi văn phòng.

Tại sao cần cải tạo văn phòng?

Có nhiều lý do khiến một doanh nghiệp cân nhắc việc cải tạo lại nơi làm việc hiện tại. Có thể không gian đã lâu không được quan tâm, có thể sắp hết hạn hợp đồng thuê hoặc công ty đang phát triển cần sử dụng không gian hiệu quả hơn.

Văn phòng làm việc hiện nay được coi là một tài sản có thể đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân những nhân tài giỏi nhất, là mạch sống của một tổ chức. Vì thế, ngày càng nhiều công ty đầu tư vào việc tạo ra nơi làm việc mà nhân viên muốn làm việc.

Nếu bạn được giao nhiệm vụ cải tạo văn phòng, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để xác định từng bước cần làm nhé!

Bước 1 – Xác định lý do cải tạo văn phòng

Hãy trao đổi với sếp của bạn và xác định lý do cải tạo văn phòng. Không gian hiện tại của bạn có vấn đề gì và một văn phòng mới được tân trang sẽ mang lại lợi ích gì cho bạn và công ty của bạn?

• Có thể văn phòng của bạn đã trở nên lỗi thời, hơi xuống cấp, không được đầu tư trong một thời gian và không phải là nơi mà nhân viên tự hào hoặc thích làm việc. Về cơ bản, văn phòng chưa thực sự phản ánh thương hiệu hoặc bản sắc công ty của bạn.
• Một yếu tố khác đó là sự phát triển và công ty bạn cần một không gian làm việc tốt hơn để đáp ứng được nhu cầu này.
• Cũng có thể là bạn sắp hết hạn hợp đồng thuê hoặc gia hạn hợp đồng. Nếu đúng như vậy, thì vấn đề là phải quyết định xem không gian hiện tại, sau khi được tân trang lại, có phải là nơi công ty bạn có thể thoải mái làm việc trong suốt thời hạn hợp đồng thuê mới hay không.
• Ngoài ra, bạn có thể cảm thấy rằng không gian hiện tại của mình không được sử dụng hiệu quả và việc cải tạo sẽ tạo ra một nơi làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Một ví dụ về điều này là khi các công ty có nhiều phòng họp hoặc không gian khác không được sử dụng hiệu quả.

Điều quan trọng là bạn phải xác định lý do ngay từ giai đoạn đầu vì mọi Công ty đều khác nhau và có những yêu cầu riêng. Không có giải pháp nào phù hợp với tất cả mọi người khi nói đến việc tạo ra một nơi làm việc. Vì vậy, việc tập trung vào lý do này trong suốt dự án là chìa khóa cho thành công chung của dự án.

Bước 2 – Tạo nhóm dự án cải tạo văn phòng

Sau khi bạn đã xác định được lý do để tân trang lại văn phòng, đã đến lúc lập một nhóm liên phòng ban và quan trọng nhất là có một lãnh đạo cấp cao tham gia. Đây phải là một người cấp cao có thể đưa ra quyết định, có thể giao tiếp tốt, có kinh nghiệm quản lý ngân sách và quan trọng hơn là một người muốn tạo ra một nơi làm việc tốt hơn.

Vậy là bạn đã xác định được lý do cải tạo và tập hợp được nhóm của mình, giờ là lúc thảo luận về loại nơi làm việc mà bạn muốn tạo ra.

Bước 3 – Xác định không gian văn phòng phù hợp

Hãy thảo luận và đưa ra những yêu cầu về một không gian làm việc mới. Hãy trao đổi và lập danh sách mong muốn cho nơi làm việc mới, đảm bảo phù hợp và khắc phục những vấn đề của văn phòng hiện tại.

Danh sách này sẽ là bản tóm tắt yêu cầu, vì thế đảm bảo đầy đủ mọi thứ.

Bước 4 – Trao đổi với đơn vị chuyên nghiệp

Bạn càng sớm chọn được đối tác để hợp tác thiết kế và thi công cải tạo nơi làm việc mới thì bạn càng có thể bắt đầu lập kế hoạch sớm hơn và tốt hơn. Bạn càng có nhiều thời gian để hợp tác với đối tác đã chọn thì cơ hội thành công của bạn càng cao vì bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn để phát triển bản tóm tắt và xác định chính xác những gì sẽ hiệu quả cho công ty của bạn.

Làm thế nào để tôi chọn được đối tác tân trang lại văn phòng của mình? Chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu trực tuyến hoặc hỏi bạn bè, đồng nghiệp và thậm chí là các công ty lân cận xem họ sẽ giới thiệu ai. Hãy dành thời gian xem qua hồ sơ năng lực của từng công ty, xem họ đã làm việc với ai và công việc gần đây của họ trước khi liên hệ với 3-5 công ty mà bạn tin tưởng có thể cung cấp.

Bước 5 – Thống nhất về ngân sách cải tạo văn phòng

Việc cải tạo văn phòng sẽ là khoản đầu tư lớn cho tổ chức của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo lập ngân sách hợp lý và khám phá tất cả các lựa chọn khả thi.

Đối tác cải tạo mà bạn chọn phải có khả năng giúp bạn dự toán ngân sách cơ bản dựa trên những gì bạn muốn tạo ra cũng như quy mô và độ phức tạp của dự án.

Thực tế mà nói, chi phí trang bị nội thất thay đổi tùy thuộc vào một số yếu tố bao gồm:

• Loại tòa nhà và không gian đang được cải tạo
• Tình trạng của mặt bằng: trần, sàn, tường,…
• Hệ thống kỹ thuật: điện, ánh sáng, điều hòa, hệ thống thông gió và đặc biệt là hệ thống Phòng cháy chữa cháy
• Đồ nội thất có thể tận dụng được

Chúng tôi thường trao đổi với khách hàng rằng chi phí dao động từ 2.000.000VNĐ/m2 cho việc cải tạo cơ bản đến hơn 6.000.000VNĐ/m2 tùy vào ngân sách và mức độ đầu tư của Công ty.

Bước 6 – Làm việc chặt chẽ với đơn vị cải tạo văn phòng

Khi đã chọn được đơn vị cải tạo văn phòng để hợp tác và thống nhất về ngân sách để thực hiện dự án. Hãy làm việc và lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo về ngân sách và tiến độ bạn mong muốn

Đảm bảo đơn vị bạn chọn có sự uy tín và chuyên nghiệp. Một đơn vị thiết kế và thi công trọn gói sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí.

Bước 7 – Lựa chọn nội thất văn phòng phù hợp

Lựa chọn đồ nội thất trong văn phòng rất quan trọng vì nó phải phản ánh thương hiệu của bạn và sẽ là yếu tố dễ thấy nhất của nơi làm việc mới của bạn. Đồ nội thất cũng đóng vai trò ngày càng quan trọng khi nói đến sức khỏe nơi làm việc. Ngày càng nhiều công ty lựa chọn bàn làm việc có thể ngồi hoặc đứng cho nhân viên, bàn cao được thiết kế cho các cuộc họp đứng nhanh chóng, hiệu quả.

Bước 8 – Quản lý việc cải tạo văn phòng

Việc quản lý việc cải tạo văn phòng vô cùng quan trọng. Có thể xem xét đến cải tạo văn phòng tại chỗ hay chuyển đến không gian mới để có cách sắp xếp cho phù hợp. Vì thế. để tiết kiệm thời gian và công sức nên chọn một đơn vị thi công trọn gói. Họ sẽ thay bạn làm từ A đến Z và bạn chỉ việc đến làm việc.

Bước 9 – Chuyển đến văn phòng mới

Và việc cuối cùng, chuyển đến không gian làm việc mới thôi nào!

Kết luận

Trên đây là một số bước hướng dẫn khi cải tạo văn phòng. Chúng tôi hi vọng bài viết trên hữu ích cho bạn. Và nếu bạn cần bất kỳ sự trợ giúp hay tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với Idesko theo thông tin.